Verfahrensverzeichnis über automatisierte Verfahren

an der Notarstelle Thomas Meyer-Littmann in Krumbach (Schwaben)

Stand: Mai 2018 Inhaltsverzeichnis

A) Erstellung und Führung der nach der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) den sonstigen Verwaltungsbekanntmachungen sowie den Satzungen und Richtlinien der Landesnotarkammer Bayern und der Notarkasse A.d.ö.R. vorge-schriebenen Bücher und Verzeichnisse, Register, Vermerke, Übersichten und An-zeigen des Notars

I. Urkundenrolle

I. Verwahrungsbuch

III. Massenbuch

IV. Erbvertragsverzeichnis

V. Anderkontenliste

VI. Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und zum Massenbuch

VII. Dokumentation zur Einhaltung von Mitwirkungsverboten

VIII. Kostenregister

IX. Geschäftsübersicht

X. Übersicht über Verwahrungsgeschäfte

XI. Vermerke über Verfügungen von Todes wegen

XII. Vermerke über Wechsel- und Scheckproteste (Sammelbände)

XIII. Abrechnung mit der Notarkasse A.d.ö.R.

XIV. Schlichtungsstatistik

B) Geldwäschegesetz (GwG)

C) Urkundenvollzug

D) Erstellen von Strukturdaten für den elektronischen Rechtsverkehr

I. Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister, Grundbuch

II. Zentrales Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer

III. Zentrales Testamentsregister der Bundesnotarkammer

E) Archivierung und Verwaltung von Dokumenten, Dateien und Wertgegenständen, Protokollierung der Einsichten im automatisierten Grundbuchabrufverfahren

I. Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und Dateien, insbesonde-re Urkunden und Nebenakten

II. Übersicht über die beim Notar befindlichen Dokumente und Wertgegens-tände wie Grundschuldbriefe und Fortführungsnachweise

III. Protokollierung der Einsichten im automatisierten Grundbuchabrufverfahren

F) Zahlungsverkehr, Rechnungswesen und Mahnwesen, Finanzbuchhaltung

A) Erstellung und Führung der nach der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) den sonstigen Verwaltungsbekanntmachungen sowie den Satzungen und Richtlinien der Landesnotarkammer Bayern und der Notarkasse A.d.ö.R. vorge-schriebenen Bücher und Verzeichnisse, Register, Vermerke, Übersichten und An-zeigen des Notars

I. Urkundenrolle 1. Aufgaben des Verfahrens Erstellung und Führung der nach der DONot (§ 8 DONot i.V.m. § 5 Abs. 1 DONot) vorgeschriebenen Urkundenrolle durch den Notar 2. Art der gespeicherten Daten Urkundenrollennummer, Tag der Ausstellung der Urkunde, Ort des Amtsgeschäfts, Familienname, ggf. der Geburtsname, Vorname, Geburtsdatum, Wohnort (Straßenan-schrift), Sitz und Geschäftsanschrift (Straßenanschrift) bei Gesellschaften, Gegens-tand des Geschäfts, Hinweis auf Zusammenhang mit anderer Urkunde oder Sachbear-beiter, Notarvertretung 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG i.V.m. der DONot. 4. Kreis der Betroffenen Beteiligte im Sinne des § 8 Abs. 4 DONot, Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten Gesamtzahl aller Urkundengeschäfte eines Jahres im Rahmen der Geschäftsübersicht (vgl. A.IX.): Einreichung der Geschäftsübersicht beim Präsidenten des Landgerichts nach Ab-schluss eines Kalenderjahres unter Weiterleitung an den Präsidenten der Landesnotar-kammer Bayern und den Präsidenten des zuständigen Oberlandesgerichts 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung Urkundenrolle: 100 Jahre Aufbewahrungsfrist (§ 5 Abs. 4 Satz 1 erster Spiegelstrich DONot). Nach § 5 Abs. 4 Satz 3 DONot sind die vor dem 1. Januar 1950 entstandenen Unterlagen bis auf Weiteres dauernd aufzubewahren. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen • Präsident des Landgerichts und Prüfungsbeauftragte im Rahmen der Prüfung der Amtsführung • Kostenprüfer der Notarkasse A.d.ö.R.

II. Verwahrungsbuch 1. Aufgaben des Verfahrens Erstellung und Führung des nach der DONot (§§ 10, 11 DONot i.V.m. § 5 Abs. 1 DONot) vorgeschriebenen Verwahrungsbuchs durch den Notar 2. Art der gespeicherten Daten lfd. Nummer, Einnahmen und Ausgaben nach Datum, Bezeichnung des Auftraggebers (Vorname/Familienname) und des Empfängers (Vorname/Familienname), verwahrtes bzw. ausgegebenes Geld oder Wertpapiere/Kostbarkeiten mit Wert (bei Sparbüchern deren Nennbetrag, Bezeichnung und deren Nummer, bei Schecks deren Nennbetrag, Nummer und die Bezeichnung des Kreditinstituts, bei Wertpapieren deren Gattung, der Nennbetrag, die Stückzahl, die Serie und die Nummern, bei Zins-, Renten- und Gewinnanteilscheinen oder Erneuerungsscheinen Fälligkeitstermine oder Nummer), Seite des Massenbuchs oder Massen-Nr. der Massenkartei, Verweis auf im Zusam-menhang stehende Urkunde 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG i.V.m. der DONot. 4. Kreis der Betroffenen Auftraggeber, Empfänger, Kreditinstitut (§ 11 Abs. 1 DONot i.V.m. Muster 3 zur DONot bzw. § 14 Abs. 1 Satz 2 i.V.m. Muster 4 zur DONot) 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten jährliche Meldung des Saldos im Rahmen der Übersicht über die Verwahrungsgeschäf-te (vgl. A.X.): Einreichung der Übersicht über den Stand der Verwahrungsgeschäfte beim Präsiden-ten des Landgerichts nach Abschluss eines jeden Kalenderjahres 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung Verwahrungsbuch: 30 Jahre Aufbewahrungsfrist (§ 5 Abs. 4 Satz 1 zweiter Spiegel-strich DONot). Nach § 5 Abs. 4 Satz 4 DONot beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem ersten Tag des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres. Danach grundsätzlich Vernichtung (§ 5 Abs. 4 Satz 5 DONot). Die Löschung der Da-ten erfolgt spätestens mit Aussonderung des entsprechenden Aktenrückhalts. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen • Präsident des Landgerichts und Prüfungsbeauftragte im Rahmen der Prüfung der Amtsführung • Kostenprüfer der Notarkasse A.d.ö.R.

III. Massenbuch 1. Aufgaben des Verfahrens Erstellung und Führung des nach der DONot (§§ 10, 12 DONot i.V.m. § 5 Abs. 1 DONot) vorgeschriebenen Massenbuchs durch den Notar 2. Art der gespeicherten Daten Nr. des Verwahrungsbuchs, Einnahmen und Ausgaben nach Datum, Bezeichnung des Auftraggebers (Vorname/Familienname) und des Empfängers (Vorname/Familien-name), verwahrtes bzw. ausgegebenes Geld oder Wertpapiere/Kostbarkeiten mit Wert (bei Sparbüchern deren Nennbetrag, Bezeichnung und deren Nummer, bei Schecks de-ren Nennbetrag, Nummer und die Bezeichnung des Kreditinstituts, bei Wertpapieren deren Gattung, der Nennbetrag, die Stückzahl, die Serie und die Nummern, bei Zins-, Renten- und Gewinnanteilscheinen oder Erneuerungsscheinen Fälligkeitstermine oder Nummer), Verweis auf im Zusammenhang stehende Urkunde oder Umbuchung auf Festgeldanderkonto 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG i.V.m. der DONot. 4. Kreis der Betroffenen Auftraggeber, Empfänger, Kreditinstitut (§ 12 Abs. 1 DONot i.V.m. Muster 5 zur DONot bzw. § 14 Abs. 2 Satz 2 i.V.m. Muster 6 zur DONot) 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten Erteilung der Abrechnung über die Abwicklung des jeweils erteilten Auftrags an den Auftraggeber, sobald die Masse abgewickelt ist; jährliche Meldung des Saldos im Rahmen der Übersicht über die Verwahrungsgeschäf-te (vgl. A.X.): Einreichung der Übersicht über den Stand der Verwahrungsgeschäfte beim Präsiden-ten des Landgerichts nach Abschluss eines jeden Kalenderjahres 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung Massenbuch: 30 Jahre Aufbewahrungsfrist (§ 5 Abs. 4 Satz 1 zweiter Spiegelstrich DONot). Nach § 5 Abs. 4 Satz 4 DONot beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem ers-ten Tage des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres. Danach grundsätzlich Vernichtung (§ 5 Abs. 4 Satz 5 DONot). Die Löschung der Daten erfolgt spätestens mit Aussonderung des entsprechenden Aktenrückhalts. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen • Präsident des Landgerichts und Prüfungsbeauftragte im Rahmen der Prüfung der Amtsführung • Kostenprüfer der Notarkasse A.d.ö.R.

IV. Erbvertragsverzeichnis 1. Aufgaben des Verfahrens Erstellung und Führung des nach der DONot (§ 9 DONot i.V.m. § 5 Abs. 1 DONot) vorgeschriebenen Erbvertragsverzeichnisses durch den Notar 2. Art der gespeicherten Daten Familienname, Vorname, ggf. Geburtsname, Geburtsdatum und Wohnanschrift des Erblassers, Tag der Beurkundung, Urkundennummer, Art des Rechtsgeschäfts: Erbver-trag; im Fall einer Führung des Verzeichnisses nach § 9 Abs. 2 DONot: die in den Bestäti-gungen der Registerbehörde über die Registrierungen der Erbverträge im Zentralen Testamentsregister enthaltenen Daten (siehe dazu im Einzelnen Ziffer D) III. 2. Verwahrangaben) im Fall einer späteren Ablieferung oder besonderen amtlichen Verwahrung: Amtsge-richt und Tag der Ablieferung bei Erbverträgen, die sich seit mehr als 30 Jahren in notarieller Verwahrung befinden: Vermerk über die Durchsicht des Erbvertragsverzeichnisses durch den Notar gemäß § 20 Abs. 5 DONot 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG i.V.m. der DONot. 4. Kreis der Betroffenen Erblasser und Vertragsbeteiligte, Amtsgericht, Bundesnotarkammer als Registerbe-hörde 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten keine Übermittlung 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung Erbvertragsverzeichnis: 100 Jahre Aufbewahrungsfrist (§ 5 Abs. 4 Satz 1 erster Spie-gelstrich DONot). Nach § 5 Abs. 4 Satz 3 DONot sind die vor dem 1. Januar 1950 ent-standenen Unterlagen bis auf Weiteres dauernd aufzubewahren. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen • Präsident des Landgerichts und Prüfungsbeauftragte im Rahmen der Prüfung der Amtsführung • Kostenprüfer der Notarkasse A.d.ö.R.

V. Anderkontenliste 1. Aufgaben des Verfahrens Erstellung und Führung der nach der DONot (§ 12 Abs. 5 DONot i.V.m. § 5 Abs. 1 DONot) vorgeschriebenen Anderkontenliste durch den Notar 2. Art der gespeicherten Daten Anschrift Kreditinstitut, Nummer des Anderkontos bzw. Anderdepots, Nummer eines Festgeldanderkontos, Nummer der Masse, Zeitpunkt des Beginns und der Beendigung des Verwahrungsgeschäfts 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG i.V.m. der DONot. 4. Kreis der Betroffenen Kreditinstitut 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten keine Übermittlung 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung Anderkontenliste: 30 Jahre Aufbewahrungsfrist (§ 5 Abs. 4 Satz 1 zweiter Spiegel-strich DONot). Nach § 5 Abs. 4 Satz 4 DONot beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem ersten Tag des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres. Danach grundsätzlich Vernichtung (§ 5 Abs. 4 Satz 5 DONot). Die Löschung der Da-ten erfolgt spätestens mit Aussonderung des entsprechenden Aktenrückhalts. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen • Präsident des Landgerichts und Prüfungsbeauftragte im Rahmen der Prüfung der Amtsführung • Kostenprüfer der Notarkasse A.d.ö.R.

VI. Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und zum Massenbuch 1. Aufgaben des Verfahrens Erstellung und Führung der nach der DONot (§13 DONot i.V.m. § 5 Abs. 1 DONot) vorgeschriebenen Namensverzeichnisse zur Urkundenrolle und zum Massenbuch durch den Notar 2. Art der gespeicherten Daten • Namensverzeichnis zur Urkundenrolle: Urkundenrollennummer, Tag der Ausstel-lung der Urkunde, Familienname, ggf. der Geburtsname, Vorname, Geburts-datum, Wohnort (Straßenanschrift), Sitz und Geschäftsanschrift (Straßenanschrift) bei Ge-sellschaften • Namensverzeichnis zum Massenbuch (§ 13 Abs. 4 DONot): Nummer der Masse, Da-ten des Auftraggebers (Familienname, ggf. der Geburtsname, Vorname, Geburtsda-tum, Wohnort mit Straßenanschrift, Sitz und Geschäftsanschrift mit Straßenan-schrift bei Gesellschaften) und bei Vollzug eines zugrunde liegenden Geschäfts Da-ten der Beteiligten (Familienname, ggf. der Geburtsname, Vorname, Geburtsdatum, Wohnort mit Straßenanschrift, Sitz und Geschäftsanschrift mit Straßenanschrift bei Gesellschaften) 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG i.V.m. der DONot. 4. Kreis der Betroffenen Namensverzeichnis zur Urkundenrolle: Beteiligte im Sinn des § 8 Abs. 4 DONot; Namensverzeichnis zum Massenbuch: Auftraggeber bzw. Beteiligte 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten keine Übermittlung 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung • Namensverzeichnis zur Urkundenrolle: 100 Jahre Aufbewahrungsfrist (§ 5 Abs. 4 Satz 1 erster Spiegelstrich DONot). Nach § 5 Abs. 4 Satz 3 DONot sind die vor dem 1. Januar 1950 entstandenen Unterlagen bis auf Weiteres dauernd aufzubewahren. • Namensverzeichnis zum Massenbuch: 30 Jahre (§ 5 Abs. 4 zweiter Spiegelstrich DONot). Nach § 5 Abs. 4 Satz 4 DONot beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem ersten Tage des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres. Danach grundsätzlich Vernichtung (§ 5 Abs. 4 Satz 5 DONot). Die Löschung der Daten erfolgt spätestens mit Aussonderung des entsprechenden Aktenrückhalts. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen • Präsident des Landgerichts und Prüfungsbeauftragte im Rahmen der Prüfung der Amtsführung • Kostenprüfer der Notarkasse A.d.ö.R.

VII. Dokumentation zur Einhaltung von Mitwirkungsverboten 1. Aufgaben des Verfahrens Erstellung und Führung des nach der DONot (§ 15 DONot i.V.m. § 5 Abs. 1 DONot) vorgeschriebenen Beteiligtenverzeichnisses durch den Notar 2. Art der gespeicherten Daten Identität der Personen, die der Notar außerhalb seiner notariellen Amtstätigkeit bera-ten oder vertreten hat (Familienname, ggf. der Geburtsname, Vorname, Geburtsdatum, Wohnort mit Straßenanschrift, Sitz und Geschäftsanschrift mit Straßenanschrift bei Gesellschaften – entsprechend § 8 Abs. 4 DONot) sowie die betreffende Angelegen-heit (Bezeichnung des Lebenssachverhalts mit den sich daraus ergebenden Rechtsver-hältnissen) 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG i.V.m. der DONot. 4. Kreis der Betroffenen Personen, die der Notar außerhalb seiner notariellen Amtstätigkeit beraten oder ver-treten hat 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten keine Übermittlung 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung Generalakten: 30 Jahre Aufbewahrungsfrist (§ 5 Abs. 4 Satz 1 zweiter Spiegelstrich DONot). Nach § 5 Abs. 4 Satz 4 DONot beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem ers-ten Tag des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres. Danach grundsätzlich Vernichtung (§ 5 Abs. 4 Satz 5 DONot). Die Löschung der Daten erfolgt spätestens mit Aussonderung des entsprechenden Aktenrückhalts. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen • Präsident des Landgerichts und Prüfungsbeauftragte im Rahmen der Prüfung der Amtsführung

VIII. Kostenregister 1. Aufgaben des Verfahrens Erstellung und Führung des nach der DONot (§ 16 DONot i.V.m. § 5 Abs. 1 DONot i.V.m. Ziffer 17.2.2 der Bekanntmachung des BayStMJ über die Angelegenheiten der Notare (Bayern) vom 25. Januar 2001 und Muster 9a bzw. 9b der DONot) vorge-schriebenen Kostenverzeichnisses durch den Notar 2. Art der gespeicherten Daten Kostenregisternummer, Tag des Anfalls, Identität des Kostenschuldners (Familien-name, ggf. der Geburtsname, Vorname, Geburtsdatum, Wohnort mit Straßenanschrift, Sitz und Geschäftsanschrift mit Straßenanschrift bei Gesellschaften), Gegenstand des Geschäfts, Angaben über den Zusammenhang mit einer Urkunde (besondere Kosten, rechtliche Behandlung als: „Bewertung ausgesetzt“, „Bewertet bei Kost.Reg.Nr. ...“, „§ 21 GNotKG“, „Standesangehöriger“) und Sachbearbeiter, Wert, Gebühren und Aus-lagen des Notars nach dem GNotKG, Umsatzsteuer, durchlaufende Posten, Summe 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG i.V.m. der DONot. 4. Kreis der Betroffenen beteiligte Kostenschuldner, Sachbearbeiter, Notar 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten Übermittlung der Summe der abgabepflichtigen Gebühren an die Notarkasse A.d.ö.R; nach Ziff. 7 der Richtlinien für die Abschreibung abgabepflichtiger uneinbringlicher Gebühren in der Fassung des Beschlusses des Verwaltungsrats der Notarkasse A.d.ö.R. vom 20. Oktober 2006: jährliche Mitteilung der abgabepflichtigen Gebühren, die der Notar bei der Abrechnung abgesetzt hat (Urkundennummer, Kostenschuldner, Zweitschuldner, jeweils Zustellung der vollstreckbaren Kostenrechnung, Rechtsge-schäft, abgeschriebene abgabepflichtige Gebühr, angefallene Vollstreckungskosten, Bemerkungen) 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung 30 Jahre (Ziffer 2.1 dritter Spiegelstrich der gemeinsamen Bekanntmachung des Bay-er. Staatsministeriums der Justiz und des Bayer. Staatsministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst über die Aufbewahrung, Abgabe und Vernichtung von Notari-atsakten (ArchivNotBek) vom 29. November 2002 – JMBl. 2003 S. 20). Die Aufbe-wahrungsfrist beginnt mit dem ersten Tag des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres (§ 5 Abs. 4 Satz 4 DONot). Die Löschung der Daten erfolgt spätestens mit Aussonderung des entsprechenden Aktenrückhalts. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen • Präsident des Landgerichts und Prüfungsbeauftragte im Rahmen der Prüfung der Amtsführung • Kostenprüfer der Notarkasse A.d.ö.R.

IX. Geschäftsübersicht 1. Aufgaben des Verfahrens Erstellung und Führung der nach der DONot (§ 24 DONot i.V.m. § 5 Abs. 2 DONot i.V.m. Ziffer 17.2.3 der Bekanntmachung des BayStMJ über die Angelegenheiten der Notare Bayern vom 25. Januar 2001 und Muster 7 der DONot) vorgeschriebenen Ge-schäftsübersicht durch den Notar 2. Art der gespeicherten Daten Anzahl aller Urkundsgeschäfte nach der Urkundenrolle, Wechsel- und Scheckproteste und Eintragungen im Verwahrungsbuch 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG i.V.m. der DONot. 4. Kreis der Betroffenen keine 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten Einreichung der Geschäftsübersicht bei dem Präsident des Landgerichts nach Ab-schluss eines jeden Kalenderjahres unter Weiterleitung an den Präsidenten der Lan-desnotarkammer Bayern und den Präsidenten des zuständigen Oberlandesgerichts 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung Aufbewahrung bei den Generalakten: 30 Jahre Aufbewahrungsfrist (§ 5 Abs. 4 Satz 1 zweiter Spiegelstrich DONot). Nach § 5 Abs. 4 Satz 4 DONot beginnt die Aufbewah-rungsfrist mit dem ersten Tag des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Ka-lenderjahres. Danach grundsätzlich Vernichtung (§ 5 Abs. 4 Satz 5 DONot). Die Lö-schung der Daten erfolgt spätestens mit Aussonderung des entsprechenden Aktenrück-halts. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen

X. Übersicht über Verwahrungsgeschäfte 1. Aufgaben des Verfahrens Erstellung und Führung der nach der DONot (§ 25 DONot i.V.m. § 5 Abs. 2 DONot und Muster 8 der DONot) vorgeschriebenen Übersicht über Verwahrungsgeschäfte 2. Art der gespeicherten Daten Bestand der verwahrten Geldbeträge, Wertpapiere und Kostbarkeiten, Überschuss des Verwahrungsbuchs, Bestand der einzelnen Massen, Art der Verwahrung (Bezeichnung des Kreditinstituts, Nummer der Anderkontos, Datum des letzten den Buchungen in Verwahrungs- und Massenbuch zugrunde liegenden Kontoauszuges) 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG i.V.m. der DONot. 4. Kreis der Betroffenen Notar, Kreditinstitut 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten Einreichung der Übersicht über den Stand der Verwahrungsgeschäfte beim Präsident des Landgerichts nach Abschluss eines jeden Kalenderjahres 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung Aufbewahrung bei den Generalakten: 30 Jahre Aufbewahrungsfrist (§ 5 Abs. 4 Satz 1 zweiter Spiegelstrich DONot). Nach § 5 Abs. 4 Satz 4 DONot beginnt die Aufbewah-rungsfrist mit dem ersten Tag des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Ka-lenderjahres. Danach grundsätzlich Vernichtung (§ 5 Abs. 4 Satz 5 DONot). Die Lö-schung der Daten erfolgt spätestens mit Aussonderung des entsprechenden Aktenrück-halts. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen

XI. Vermerke über Verfügungen von Todes wegen 1. Aufgaben des Verfahrens Erstellung und Führung der nach der DONot (§ 20 Abs. 1 DONot) vorgeschriebenen Vermerke über Verfügungen von Todes wegen. 2. Art der gespeicherten Daten Personalien des Erblassers, ggf. des zweiten Notars oder des Urkundenzeugen (Name, Geburtsdatum, Geburtsort mit Postleitzahl und Wohnort); Form der Verfügung von Todes wegen, Amtsgericht und Zeitpunkt der Ablieferung, Nummer der Urkundenrol-le; die in dem Ausdruck der Bestätigung der Registerbehörde über die Registrierung im Zentralen Testamentsregister, § 20 Abs. 2 DONot, enthaltenen Daten (siehe dazu im Einzelnen Ziffer D) III. 2. Verwahrangaben) 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG i.V.m. der DONot. 4. Kreis der Betroffenen Erblasser, zweiter Notar, Urkundszeugen, zuständiges Amtsgericht, Bundesnotarkam-mer als Registerbehörde 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten keine Übermittlung 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung Aufbewahrung in der Urkundensammlung (§ 20 Abs. 1 DONot): 100 Jahre Aufbewahrungsfrist (§ 5 Abs. 4 Satz 1 erster Spiegelstrich DONot). Nach § 5 Abs. 4 Satz 3 DONot sind die vor dem 1. Januar 1950 entstandenen Unterlagen bis auf Weiteres dauernd aufzubewahren. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen

XII. Vermerke über Wechsel- und Scheckproteste (Sammelbände) 1. Aufgaben des Verfahrens Erstellung und Führung der nach der DONot (§ 21 DONot i.V.m. Art. 85 Abs. 2 Wechselgesetz, Art. 55 Abs. 3 Scheckgesetz) vorgeschriebenen Vermerke über Wech-sel- und Scheckproteste in Sammelbänden 2. Art der gespeicherten Daten Betrag des Wechsels, Verfallzeit, Ort und Tag der Ausstellung, Name des Ausstellers, dessen, an den oder an dessen Order gezahlt werden soll, des Bezogenen, sowie ggf. der sonstigen Personen, bei denen die Zahlung geleistet werden soll, etwaiger Notadressen und derjenigen, die den Wechsel zu Ehren angenommen haben 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG i.V.m. der DONot. 4. Kreis der Betroffenen Aussteller, derjenige, an den oder an dessen Order gezahlt werden soll, Bezogener, ggf. sonstige Personen, bei denen die Zahlung geleistet werden soll oder die den Wechsel zu Ehren annehmen oder bezahlen 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten keine Übermittlung 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste: fünf Jahre Aufbewahrungsfrist (§ 5 Abs. 4 Satz 1 vierter Spiegelstrich DONot). Nach § 5 Abs. 4 Satz 4 DONot beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem ersten Tag des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres. Danach grundsätzlich Vernichtung (§ 5 Abs. 4 Satz 5 DO-Not). Die Löschung der Daten erfolgt spätestens mit Aussonderung des entsprechen-den Aktenrückhalts. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen

XIII. Abrechnung mit der Notarkasse A.d.ö.R. 1. Aufgaben des Verfahrens nach der Satzung der Notarkasse A.d.ö.R.: elektronische Abrechnung gemäß § 7 Abs. 1 der Abgabensatzung der Notarkasse A.d.ö.R. in München vom 18. Oktober 2013 (Amtliches Mitteilungsblatt der Landes-notarkammer Bayern und der Notarkasse 2013 S. 2) 2. Art der gespeicherten Daten Summe der Urkundsgeschäfte nach der Urkundenrolle, gegliedert nach Art des Ge-schäfts, Wechsel- und Scheckproteste, Summe der abgabepflichtigen Gebühren (keine personenbezogenen Daten) 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG. 4. Kreis der Betroffenen Notar 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten Mitteilung an die Notarkasse A.d.ö.R.: nach § 7 Abs. 1 der Abgabensatzung: monatliche elektronische Abrechnung (Summe der abgabepflichtigen Gebühren) 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung keine Aufbewahrungspflicht und keine Verpflichtung, Unterlagen über die Abrech-nung zu den Generalakten zu nehmen; Löschung, sobald die nächste Geschäftsprüfung beendet ist (nach § 93 Abs. 1 Satz 1 BNotO i.V.m. § 32 Abs. 1 DONot findet die Geschäftsprüfung in der Regel in Abstän-den von sechs Jahren vorbehaltlich von Anlassprüfungen statt). Die Löschung der Da-ten erfolgt spätestens mit Aussonderung des entsprechenden Aktenrückhalts. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen

XIV. Schlichtungsstatistik 1. Aufgaben des Verfahrens Erstellung und Führung der Schlichtungsstatistik, § 10 Bayerische Güteordnung für Notare (derzeit ausgesetzt durch Beschluss des Vorstands der Landesnotarkammer Bayern vom 15. Januar 2007 – Rundschreiben 2007/1) 2. Art der gespeicherten Daten Anzahl der Schlichtungsanträge; Verfahren ohne Schlichtungsgespräch; Einigungen; Anzahl der erteilten Vollstreckungsklauseln 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG. 4. Kreis der Betroffenen Notar 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten Mitteilung an die Landesnotarkammer: Mitteilung nach § 10 Bayerische Güteordnung für Notare (Schlichtungsstatistik), jähr-liche Mitteilung; Mitteilung der Zahl der Anträge auf Durchführung eines Schlich-tungsverfahrens, der Zahl der Fälle in denen es nicht zu einem Schlichtungs-gespräch kam, der Zahl der Fälle in denen Einigungen zur Konfliktbeilegung erzielt wurden sowie die Zahl der Fälle, in denen eine Vollstreckungsklausel erteilt wurde 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung Aufbewahrung bei den Generalakten: 30 Jahre Aufbewahrungsfrist (§ 5 Abs. 4 Satz 1 zweiter Spiegelstrich DONot). Nach § 5 Abs. 4 Satz 4 DONot beginnt die Aufbewah-rungsfrist mit dem ersten Tag des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Ka-lenderjahres. Danach grundsätzlich Vernichtung (§ 5 Abs. 4 Satz 5 DONot). Die Lö-schung der Daten erfolgt spätestens mit Aussonderung des entsprechenden Aktenrück-halts. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen

B) Geldwäschegesetz (GwG) 1. Aufgaben des Verfahrens Verhinderung von Geldwäsche (§ 261 StGB), Identifikation der an der Beurkundung beteiligten Personen, Anzeige von Verdachtsfällen. 2. Art der gespeicherten Daten bei natürlichen Personen, die an der Beurkundung beteiligt sind: Name, Geburtsda-tum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit und Anschrift (§ 4 Abs. 3 Nr. 2 GwG) Art, Nummer und ausstellende Behörde des amtlichen Lichtbildausweises (§§ 4 Abs. 4 Nr. 1, 8 Abs. 1 Satz 2 GwG); bei juristischen Personen und Personengesellschaften, die an der Beurkundung betei-ligt sind: Firma, Name oder Bezeichnung, Rechtsform, Registernummer (soweit vor-handen), Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung und Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder der gesetzlichen Vertreter; ist ein Mitglied des Vertre-tungsorgans oder der gesetzliche Vertreter eine juristische Person, so sind deren Fir-ma, Name oder Bezeichnung, Rechtsform, Registernummer soweit vorhanden und An-schrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung zu erheben (§ 4 Abs. 3 Nr. 2 GwG); bei einem wirtschaftlich Berechtigten: dessen Name und bei besonderen Risiken wei-tere Identifizierungsmerkmale (§ 4 Abs. 5 GwG) Die Daten können auch durch Anfertigen einer Kopie des Ausweises bzw. durch Aus-druck von Registerauszügen festgehalten werden (§ 8 Abs. 1 S. 3 GwG) oder als Wie-dergaben auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern gespeichert werden (§ 8 Abs. 2 S. 1 GwG). 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG. 4. Kreis der Betroffenen Personen, die für die Planung oder Durchführung folgender Geschäfte einen Notar hinzuziehen (§ 2 Abs. 1 Nr. 7 GwG): • Kauf und Verkauf von Immobilien oder Gewerbebetrieben, • Verwaltung von Geld, Wertpapieren oder sonstigen Vermögenswerten, • Eröffnung oder Verwaltung von Bank-, Spar- oder Wertpapierkonten, • Beschaffung der zur Gründung, zum Betrieb oder zur Verwaltung von Gesellschaf-ten erforderlichen Mittel, • Gründung, Betrieb oder Verwaltung von Treuhandgesellschaften, Gesellschaften oder ähnlichen Strukturen 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten Anzeige von Verdachtsfällen an die Bundesnotarkammer (§ 11 Abs. 4 GwG) 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung fünf Jahre; die Frist beginnt im Falle der Begründung einer Geschäftsbeziehung mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet; in den üb-rigen Fällen beginnt sie mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Angabe festgestellt worden ist (§ 8 Abs. 3 GwG). Die Löschung der Daten erfolgt spä-testens mit Aussonderung des entsprechenden Aktenrückhalts. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen

C) Urkundenvollzug 1. Aufgaben der Verfahren • Erstellung der notwendigen Schreiben, Vermerke und Anzeigen zur Erfüllung der Mitteilungs- und Anzeigepflichten des Notars • Einholung aller für die Wirksamkeit, Abwicklung und den registermäßigen Vollzug der Urkunde erforderlichen Erklärungen und Nachweise • Anträge zu den Registern • Versand von Urkundenabschriften und Vollzugsmitteilungen • Erstellung sonstiger von den Beteiligten in Auftrag gegebene Schreiben 2. Art der gespeicherten Daten Daten zum Verfahrensstand und Vollzug der Urkunde: Angaben über Erteilung von Abschriften, Ausfertigungen und Vollstreckungsklauseln, Angaben über die Wirksam-keit, Abwicklung und den registermäßigen Vollzug der Urkunde erforderliche Erklä-rungen, Nachweise und Dokumente wie Genehmigungen, Zustimmungen, Pfand-freigaben, Löschungsbewilligungen, Negativzeugnisse, Anträge, Erbnachweise, Prüf¬ungsberichte, Bilanzen, einschließlich deren Einholung, Statistikmerkmale wie Sach-bearbeiter, Art des Rechtsgeschäfts, Aktenzeichen, Bezug zu anderer Urkunde, Termi-ne und Fristen a) Personalien (Vorname, Familienname, Geburtsdatum, Geburtsort, Familienstand, Wohn- und Geschäftsanschrift, Sitz) und Kommunikationsdaten (Telefon, Fax, Mobiltelefon, E-Mail), steuerliche Identifikationsnummer (§ 139b AO), Wirt-schafts-Identifikationsnummer (§ 139c AO), Anrede, Verwandtschafts- bzw. Schwägerschaftsverhältnis von Personen, die an der Urkunde oder dem Vollzug der Urkunde beteiligt oder hierfür von Bedeutung sind, wie Beteiligte, Zeugen, Vertreter, Beauftragte, Kostenschuldner, Empfänger von Abschriften, Vollzugsbe-teiligte (Behörden, Gläubiger, Berechtigte, Verwalter), andere Gesellschafter, Vertretungsorgane einer Gesellschaft, Miterben (bei Erbscheinsantrag, Erban-teilsübertragung), Miteigentümer, Erblasser bei Nachlassangelegenheiten, Famili-enangehörige b) Daten des Beurkundungsgegenstandes: Registerdaten; Katasterdaten; bei einem Grundstück: Lage, Größe, Beschrieb; Genehmigungserfordernisse; Kaufpreis oder sonstige Gegenleistung; Wert; bei einer Gesellschaft Firma und Sitz der Ge-schäftsleitung, Wirtschafts-Identifikationsnummer (§ 139c AO), Gesellschaftsan-teile, Gesellschafterlisten, Satzungsbescheinigung 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG. 4. Kreis der Betroffenen Personen, die an der Urkunde oder dem Vollzug der Urkunde beteiligt oder hierfür von Bedeutung sind: • Beteiligte, Kostenschuldner, Empfänger von Ausfertigungen und Abschriften, Auf-traggeber, Vertreter sowie sonstige Beauftragte der Beteiligten; • Vollzugsbeteiligte (Behörden, Gläubiger, Berechtigte, Verwalter) sowie ggf. andere Gesellschafter, Vertretungsorgane einer Gesellschaft, Miterben, Miteigentümer oder sonstige Mitberechtigte, Erblasser; • Notar, zweiter Notar und Urkundenzeugen, Notarvertreter, Sachbearbeiter 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten a) Mitteilungspflichten: aa) Anzeigepflichten gegenüber dem Finanzamt: Ertragsteuern: § 54 Einkommensteuerdurchführungsverordnung (EStDV): beglaubigte Abschrift der Urkunde Grunderwerbsteuer: §§ 18, 20, 21 GrEStG: Abschrift der Urkunde und Angabe des Rechtsvorgangs, Vor-name, Zuname und Anschrift des Veräußerers und des Erwerbers sowie steuerliche Identifikationsnummer (§ 139b AO) bzw. Wirtschafts-Identifikationsnummer (§ 139c AO) des Veräußerers und des Erwerbers, ggf. um welche begünstigte Person im Sinn des § 3 Nr. 3 bis 7 GrEStG es sich bei dem Erwerber handelt, Bezeichnung des Grund-stücks nach Grundbuch, Kataster, Straße und Hausnummer, Größe des Grundstücks und bei bebauten Grundstücken die Art der Bebauung, die Bezeichnung des anzeige-pflichtigen Vorgangs und den Tag der Beurkundung, Tag des wirtschaftlichen Über-gangs, ggf. Bezeichnung desjenigen, dessen Genehmigung erforderlich ist, Kaufpreis und sonstige Gegenleistung, Name der Urkundsperson bei Anzeigen, die sich auf Anteile einer Gesellschaft beziehen: Firma und Ort der Geschäftsleitung der Gesellschaft, Wirtschafts-Identifikationsnummer der Gesellschaft (§ 139c AO), Bezeichnung des oder der Ge-sellschaftsanteile Erbschaft- und Schenkungsteuer: § 34 ErbStG, §§ 7, 8 ErbStDV: be¬glaubigte Abschrift sowie Name, Geburtstag, letzte Anschrift, Todestag, Sterbeort des Erblassers, Familienname, Vorname, ggf. Geburts-name und Wohnsitz (Straßenanschrift) des Schenkers, der Erwerber oder sonstiger Be-teiligter, das Verwandtschafts- bzw. Schwägerschaftsverhältnis des Erwerbers zum Erblasser oder Schenker, der Wert des Nachlasses oder der Zuwendung, der der Kos-tenberechnung zugrunde gelegte Wert, Höhe der in Rechnung gestellten Kosten bb) sonstige Mitteilungen: § 34 BeurkG i.V.m. der Bekanntmachung über Be¬nach¬richtigung in Nachlasssachen: im Fall der Ablieferung von Testamenten und Erbverträgen an das Amtsgericht für die besondere amtliche Verwahrung, Angabe des Tags der Errichtung sowie folgende An-gaben über den Erblasser: Geburtsnamen, Vor- und Familiennamen, Familien- (Ehe-)namen aus früheren Ehen oder eingetragenen Lebenspartnerschaften, Namen der El-tern, Geburtstag und Geburtsort mit Postleitzahl, Gemeinde und Kreis, das für den Geburtsort zuständige Standesamt, Geburtenbuch-(Geburtsregister-)nummer, Adresse (PLZ, Wohnort, Wohnung), Art der Verfügung von Todes wegen, Urkundenrollenum-mer § 34a Abs. 1 BeurkG: bei Beurkundung von erbfolgerelevanten Urkunden im Sinne von § 78b Abs. 2 Satz 1 BNotO: Übermittlung der Verwahrangaben im Sinne von § 78b Abs. 2 Satz 2 BNotO an die das Zentrale Testamentsregister führende Register-behörde (Bundesnotarkammer). Die Mitteilungspflicht besteht auch bei jeder Beur-kundung von Änderungen erbfolgerelevanter Urkunden. Zu den übermittelten Ver-wahrangaben im Einzelnen siehe Ziffer D) III. 2. § 34a Abs. 2 BeurkG: Mitteilung an die Registerbehörde bei Rückgabe eines in nota-rielle Verwahrung genommenen Erbvertrages gemäß §§ 2300 Abs. 2, 2256 Abs. 1 BGB § 34a Abs. 3 BeurkG: Mitteilung von Erklärungen, nach deren Inhalt die Erbfolge ge-ändert werden kann, an das Nachlassgericht nach dem Eintritt des Erbfalls Mitteilung an den Gutachterausschuss, § 195 BauGB: Abschrift des Vertrags Mitteilung an das Registergericht über unrichtige, unvollständige oder unterlassene Anmeldungen zum Handels- oder Genossenschaftsregister, § 379 Abs. 1 FamFG; Mit-teilung des Vorgangs und der Beteiligten Mitteilung an das Amtsgericht (Registergericht) bei Veränderungen in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligungen, an denen der Notar mitge-wirkt hat in Form der Einreichung einer geänderten Gesellschafterliste, § 40 Abs. 2 GmbHG. Inhalt der Liste: Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort der Personen der Gesellschafter sowie die Nennbeträge und die laufenden Nummern der von einem jeden der Gesellschafter übernommenen Geschäftsanteile, Name der Gesellschaft, No-tarbescheinigung Mitteilungen an das Standesamt in Personenstandsangelegenheiten, §§ 29 ff. PStG: im Fall von Vaterschafts- und Mutterschaftsanerkennungen, Einbenennungen sowie Na-mensänderungen: Übersendung beglaubigter Abschrift Mitteilungen nach dem bayerischen Gesetz zur Ausführung des Lebenspartnerschafts-gesetzes vom 7. Juli 2009, GVBl. 2009 S. 261 (AGLPartG): Mitteilung der Begründung der Lebenspartnerschaft sowie der dabei entgegengenom-menen namensrechtlichen Erklärungen an das Standesamt am Amtssitz des Notars, Art. 2 Abs. 2 AGLPartG i.V.m. §§ 17, 15 PStG: Tag und Ort der Begründung der Le-benspartnerschaft, Angabe der Vornamen und Familiennamen beider Lebenspartner, Ort und Tag der Geburt der Lebenspartner, auf Wunsch eines Lebenspartners seine rechtliche Zugehörigkeit zu einer Religionsgemeinschaft, die Körperschaft des öffent-lichen Rechtes ist, die nach der Begründung der Lebenspartnerschaft geführten Fami-liennamen der Lebenspartner, Name des Notars und Urkundenrollennummer. Mitteilung an das Jugendamt über Sorgeerklärungen und Zustimmungen (§ 1626d BGB); Angabe des Geburtsdatums und des Geburtsortes des Kindes sowie des Na-mens, den das Kind zur Zeit der Beurkundung seiner Geburt geführt hat Mitteilung an das Grundbuchamt bei Herstellung eines Teilhypotheken-, Teilgrund-schuld- oder Teilrentenbriefs, § 20 Abs. 2 BNotO i.V.m. §§ 61, 70 GBO; Mitteilung der Herstellung unter Angabe der Gruppe und Nummer des Teilbriefs sowie Betrag, auf den er sich bezieht b) Durchführungspflichten § 53 BeurkG: Einreichung der Urkunde beim Grundbuchamt oder Registergericht; im Anschluss an eine Beurkundung und sobald die Urkunde eingereicht werden kann werden die entsprechenden Erklärungen samt zum Vollzug erforderlicher Erklärungen, Nachweise oder Dokumente eingereicht. Der restliche Vollzug (z.B. Einholung von Genehmigungen, Erklärungen über Vor-kaufsrechtsausübung) erfolgt nur auf gesonderten Antrag der Beteiligten 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung § 5 Abs. 4 dritter Spiegelstrich DONot: Nebenakten sind sieben Jahre ab Anlegung aufzubewahren; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z.B. bei Verfügungen von To-des wegen oder im Falle der Regressgefahr. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen zu vernichten, sofern nicht im Einzelfall ihre weitere Aufbewahrung erforderlich ist, § 5 Abs. 4 Satz 5 DONot. Die Löschung der Daten erfolgt spätestens mit Aussonderung des entsprechenden Ak-tenrückhalts. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen

D) Erstellen von Strukturdaten für den elektronischen Rechtsverkehr I. Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister, Grundbuch 1. Aufgaben des Verfahrens Erstellung und Übermittlung strukturierter und weiterverarbeitbarer Daten im Format XML zur Übermittlung an die Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister (§§ 8a Abs. 1, 12 Abs. 1 HGB, § 3 Nr. 3 der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr und elektroni-sche Verfahren (E-Rechtsverkehrsverordnung – ERVV) sowie das Grundbuchamt, sofern der elektronische Rechtsverkehr in Grundbuchsachen dort bereits eröffnet ist (z.B. in Baden-Württemberg nach § 3 der Verordnung des Justizministeriums zur Einführung des elektroni-schen Rechtsverkehrs und der elektronischen Akte im Grundbuchverfahren) 2. Art der gespeicherten Daten Urkundenrollennummer, Familienname, ggf. der Geburtsname, Vorname, Geburts-datum, Wohnort (Straßenanschrift), Sitz und Geschäftsanschrift (Straßenanschrift) bei Gesellschaften, Gegenstand des Geschäfts, Hinweis auf Zusammenhang mit anderer Urkunde oder Sachbearbeiter, Notarvertretung Grundbuch: bundeslandspezifisch, z.B. Bezeichnung des Grundbuchamts, der politi-schen Gemeinde, des Grundbuchbezirks, des Grundbuchblatts und Art der eingereich-ten Dokumente 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG. 4. Kreis der Betroffenen Beteiligte, Notar, Notarvertreter 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten Keine regelmäßig zu übermittelnden Daten; die Daten werden lediglich für die kon-krete Registeranmeldung an die Registergerichte bzw. das konkrete Grundbuchverfah-ren an das Grundbuchamt übermittelt. 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung Keine unmittelbare Speicherung der Daten; die Daten bleiben allenfalls – sofern nicht gelöscht – im Versandordner der Übermittlungssoftware gespeichert. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen • Präsident des Landgerichts und Prüfungsbeauftragte im Rahmen der Prüfung der Amtsführung II. Zentrales Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer 1. Aufgaben des Verfahrens Erstellung und Übermittlung strukturierter und weiterverarbeitbarer Daten im Format XML an das Zentrale Vorsorgeregister, das die Bundesnotarkammer führt, §§ 78 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1, 78a BNotO. 2. Art der gespeicherten Daten Daten der Vorsorgeurkunde (Datum, Umfang der Vorsorgevollmacht: Vermögens-rechtliche Angelegenheiten, Angelegenheiten der Gesundheitsvorsorge, wobei ausge-wählt werden kann, ob Maßnahmen nach § 1904 Abs. 1 Satz 1 BGB ausdrücklich um-fasst sind, Angelegenheiten der Aufenthaltsbestimmung, wobei ausgewählt werden kann, ob Maßnahmen nach § 1906 Abs. 1 und 4 BGB ausdrücklich umfasst sind, sons-tige persönliche Angelegenheiten; Erklärung für den Fall, dass das Gericht einen Be-treuer bestellt (Betreuungsverfügung) und schließlich Erklärung hinsichtlich Art und Umfang medizinischer Versorgung (Patientenverfügung), Urkundenrollennummer), Aufbewahrungsort der Vorsorgeurkunde Familienname, ggf. der Geburtsname, Vorname, Geburtsdatum, Wohnort (Straßenan-schrift), PLZ und Telefonnummer sowie Land, und zwar jeweils des Vollmachtgebers und aller Bevollmächtigten Personen bzw. vorgeschlagenen Betreuer 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG. 4. Kreis der Betroffenen Beteiligte (Vollmachtgeber), Bevollmächtigter, als Betreuer benannten Personen, No-tar, Notarvertreter 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten Keine regelmäßig zu übermittelnden Daten; die Daten werden lediglich für die kon-krete Eintragung/Änderung einer Eintragung an das Zentrale Vorsorgeregister über-mittelt. 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung Keine unmittelbare Speicherung der Daten; die Daten bleiben allenfalls – sofern nicht gelöscht – im Versandordner der Übermittlungssoftware gespeichert. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen • Präsident des Landgerichts und Prüfungsbeauftragte im Rahmen der Prüfung der Amtsführung III. Zentrales Testamentsregister der Bundesnotarkammer 1. Aufgaben des Verfahrens Erstellung und Übermittlung strukturierter und weiterverarbeitbarer Daten im Format XML an das Zentrale Testamentsregister, das die Bundesnotarkammer führt, §§ 78 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2, 78b BNotO Abruf und Speicherung von Daten aus dem Zentralen Testamentsregister zur Ermittlung erbfolgerelevanter Urkunden im Rahmen der Aufgabenerfüllung der Notare mit Einwilligung des Erblassers gemäß § 78d Abs. 1 S. 1 Nr. 2 BNotO, § 8 ZTRV. 2. Art der gespeicherten Daten Verwahrangaben i.S.v. § 78b Abs. 2 Satz 2 BNotO i.V.m. ZTRV: Daten des Erblassers: Familienname; Geburtsname; Vornamen; Geschlecht; Tag und Ort der Ge-burt; Geburtsstandesamt und Geburtenregisternummer, wenn die Geburt des Erblas-sers im Inland beurkundet wurde; Staat der Geburt, wenn der Erblasser im Ausland geboren wurde weitere Daten: Bezeichnung und Anschrift der Verwahrstelle; Verwahrnummer, Verwahrbuchnummer oder Aktenzeichen des Verfahrens der Verwahrstelle; Art und Datum der Errichtung der erbfolgerelevanten Urkunde und Name, Amtssitz und Urkundenrollennummer des Notars; Bemerkungen. 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG. 4. Kreis der Betroffenen Beteiligte (Erblasser), Notar, Notarvertreter 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten Keine regelmäßig zu übermittelnden Daten; die Daten werden lediglich für die kon-krete Eintragung/Änderung einer Eintragung an das Zentrale Testamentsregister bzw. für die konkrete Urkundenvorbereitung oder Beratung an den Notar übermittelt. 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung a) Übermittlung von Daten an das ZTR zur Eintragung Keine unmittelbare Speicherung der Daten; die Daten bleiben allenfalls – sofern nicht gelöscht – im Versandordner der Übermittlungssoftware gespeichert; die nach § 20 Abs. 2 DONot in der Urkundensammlung aufzubewahrenden Eintragungsbestätigun-gen werden mit Ende der Aufbewahrungsfrist für die Urkunde vernichtet, sofern nicht im Einzelfall ihre weitere Aufbewahrung erforderlich ist, § 5 Abs. 4 Satz 5 DONot. b) Abruf von Daten aus dem ZTR gem. § 78d Abs. 1 S. 1 Nr. 2 BNotO, § 8 ZTRV sieben Jahre, soweit keine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt wird, § 5 Abs. 4 Satz 1 DONot; die Löschung der Daten erfolgt spätestens mit Aussonderung des entspre-chenden Aktenrückhalts. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen • Präsident des Landgerichts und Prüfungsbeauftragte im Rahmen der Prüfung der Amtsführung

E) Archivierung und Verwaltung von Dokumenten, Dateien und Wertgegenständen, Protokollierung der Einsichten im automatisierten Grundbuchabrufverfahren I. Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und Dateien, insbesondere Urkunden und Nebenakten 1. Aufgabe des Verfahrens Ergänzung der Aufbewahrung nach § 5 DONot 2. Art der gespeicherten Daten Texte der eingescannten und archivierten Dokumente (Urkunden, Nebenakten) 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG. 4. Kreis der Betroffenen Beteiligte, Kostenschuldner, Auftraggeber, Empfänger von Abschriften, Vertreter so-wie sonstige Beauftragte der Beteiligten, Notar, zweiter Notar und Urkundenzeugen, Notarvertreter, Sachbearbeiter, Vollzugsbeteiligte sowie ggf. Gesellschafter, Vertre-tungsorgane einer Gesellschaft, Miterben, Miteigentümer oder sonstige Mitberechtigte 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten keine 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung Archivierte Dokumente: Urkunden: Aufbewahrung 100 Jahre; die vor dem 1. Januar 1950 entstandenen Unter-lagen sind bis auf Weiteres dauernd aufzubewahren (§ 5 Abs. 4 Satz 3 DONot). Nebenakten: Aufbewahrung bis sieben Jahre nach Anlegung gemäß § 5 Abs. 4 DO-Not; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich ei-ne längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die Unterlagen zu vernichten, sofern nicht im Einzelfall ihre weitere Aufbewahrung erforderlich ist, § 5 Abs. 4 Satz 5 DONot. Die Löschung der Daten erfolgt spätestens mit Aussonderung des entspre-chenden Aktenrückhalts. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor; • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen II. Übersicht über die beim Notar befindlichen Dokumente und Wertgegenstände wie Grund-schuldbriefe und Fortführungsnachweise 1. Aufgabe des Verfahrens Übersicht außerhalb der eigentlichen Verwahrungsgeschäfte 2. Art der gespeicherten Daten den Gegenstand kennzeichnende Daten über die beim Notar befindlichen Dokumente und Wertgegenstände wie Fortführungsnachweise (Forführungsnachweisnummer, Ge-meinde, Beteiligte – Familienname, Vorname, ggf. Geburtsname, Geburtsdatum, Gü-terstand, Wohnanschrift bzw. Sitz und Geschäftsanschrift – , Datum des Eingangs, Aktenzeichen, Sachbearbeiter, Vollzugsstand der Urkunden, die den Veränderungs-nachweis betreffen, Datum der Abgabe und Empfänger) und Grundschuldbriefe (Nummer, Höhe, Beteiligte – Familienname, Vorname, ggf. Geburtsname, Geburts-datum, Güterstand, Wohnanschrift bzw. Sitz und Geschäftsanschrift –, Datum der Entgegennahme, Aktenzeichen, Sachbearbeiter, Datum der Abgabe und Empfänger) 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG. 4. Kreis der Betroffenen Beteiligte, Kostenschuldner, Auftraggeber, Empfänger von Abschriften, Vertreter so-wie sonstige Beauftragte der Beteiligten, Notar, Notarvertreter, Sachbearbeiter, Voll-zugsbeteiligte sowie ggf. Gesellschafter, Vertretungsorgane einer Gesellschaft, Miter-ben, Miteigentümer oder sonstige Mitberechtigte 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten keine 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung Übersicht über Fortführungsnachweise und Grundschuldbriefe: keine Löschungsfristen, da Nachweis dauerhaft erforderlich 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor; • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen III. Protokollierung der Einsichten im automatisierten Grundbuchabrufverfahren 1. Aufgabe des Verfahrens Stichprobenverfahren nach § 133 Abs. 1 Nr. 2 GBO, § 83 Abs. 1 GBV zur Unterstüt-zung der Auskunftspflichten gegenüber den Aufsichtsbehörden 2. Art der gespeicherten Daten Daten im Zusammenhang mit einer Grundbucheinsicht: Beteiligte – Familienname, Vorname, ggf. Geburtsname, Geburtsdatum, Güterstand, Wohnanschrift bzw. Sitz und Geschäftsanschrift –, Angelegenheit, Aktenzeichen, Sachbearbeiter, Datum der Ein-sicht, Umfang/Art der Einsicht 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG. 4. Kreis der Betroffenen Beteiligte, Auftraggeber, Vertreter sowie sonstige Beauftragte der Beteiligten, Notar, Notarvertreter, Sachbearbeiter 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten keine 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung Protokolle der Grundbucheinsichten: Löschung am Ende des auf den Abruf folgenden Kalenderjahres, vgl. § 83 GBV. Die Löschung der Daten erfolgt spätestens mit Aussonderung des entsprechenden Akten-rückhalts. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor; • die an der Notarstelle mit der Sachbearbeitung beschäftigten Personen

F) Zahlungsverkehr, Rechnungswesen und Mahnwesen, Finanzbuchhaltung 1. Aufgaben der Verfahren Mahnwesen, vgl. § 17 BNotO, §§ 19, 88 bis 90 GNotKG, HGB (Abwicklung der Ge-schäftsvorfälle – Buchhaltung –, des Mahnwesens und der Zahlungsabwicklung im Debitor- und Kreditor-Bereich) 2. Art der gespeicherten Daten Daten im Zusammenhang mit Zahlungsverkehr, Finanzbuchhaltung/Rechnungswesen und Mahnwesen: • Eingänge, Ausgänge, Verwendungszweck, Kontostand, Rechnungen (vgl. dazu die Rechnungsdaten bei den Angaben zu Debitoren bzw. Kreditoren/Lieferanten) • Angaben zu Debitoren: Name, Adresse, Kommunikationsdaten, Geburtsdatum, An-sprechpartner, Rechnungsdaten (Nummer, Betrag, Mahnstufe, Buchungstext, Um-satzsteuer), Geschäftswert, Kostenvorschrift, Gebührentatbestand, Bezeichnung der Auslagen, Beträge der angesetzten Gebühren und Auslagen sowie etwa verauslagte Gerichtskosten und empfangene Vorschüsse, Datum der Leistung, Mahnungen, Vollstreckungen, Abschreibungen als uneinbringlich • Angaben zu Kreditoren/Lieferanten: Name, Adresse, Kommunikationsdaten, An-sprechpartner, Bankverbindung, Rechnungsdaten (Nummer, Datum, Betrag, Erläute-rungen zur Rechnung, Konditionen/Fälligkeit, Lieferantennummer, Zahlbetrag, Skonto, Umsatzsteuer), Datum der Leistung 3. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Verarbeitung sämtli-cher Daten sind Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG. 4. Kreis der Betroffenen Debitoren, Kreditoren 5. Art und Empfänger regelmäßig zu übermittelnder Daten Statistische Auskunftspflichten gegenüber dem Landesamt für Statistik und Datenver-arbeitung: • § 5 des Gesetzes zur Dienstleistungsstatistik: Auskunft über Umsatz oder Einnah-men und sonstige betriebliche Erträge, Aufwendungen und Ausgaben, Bestände, In-vestitionen, tätige Personen (Zahl, Geschlecht, Berufsstellung, Voll- bzw. Teilzeit-beschäftigung) sowie Löhne und Gehälter, betriebliche Steuern und sonstige öffent-liche Abgaben, Subventionen (d.h. finanzielle Zuwendungen ohne Gegenleistung durch den Bund, die Länder, Gemeinden und Einrichtungen der EU), jährlich als Stichprobenerhebung • § 7 Statistikregistergesetz: Betriebsnummer bei der Bundesanstalt für Arbeit, Steu-ernummer für die Veranlagung zur Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung zehn Jahre ab Empfang bzw. Versand der Korrespondenz und Erfassung in der Fi-nanzbuchhaltung, vgl. Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB, § 147 AO. Die Lö-schung der Daten erfolgt spätestens mit Aussonderung des entsprechenden Aktenrück-halts. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen • Notar, Notarvertreter, Notariatsverwalter, zur Ausbildung zugewiesener Notar-assessor • die an der Notarstelle beschäftigten Personen, die für die Finanzbuchhaltung zu-ständig sind.

 

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