Hinweise zum Datenschutz (allgemein)

1.    Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, Notar Achim Färber und Notar Gregor Rödl. Jeder der vorgenannten Notare ist für den von ihm jeweils zu verantwortenden Bereich alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den jeweils verantwortlichen Notar oder an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:

Verantwortliche                                    
Notar Achim Färber, Notar Gregor Rödl
Franz-Gerauer-Straße 1
94094 Rotthalmünster
Telefon +49 (0)8533 9646-0
Telefax +49 (0)8533 9646-25
info(at)notariat-rotthalmuenster.de

Datenschutzbeauftragter
Notare Achim Färber und Gregor Rödl
z. H. des Datenschutzbeauftragten
Franz-Gerauer-Straße 1
94094 Rotthalmünster
Telefon +49 (0)8533 9646-0
Telefax +49 (0)8533 9646-25
E-Mail datenschutz(at)notariat-rotthalmuenster.de

2.    Welche Daten verarbeite ich und woher kommen die Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut, andere Beteiligte der Urkunde) erhalten, wie z. B.
•    Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenre-gisternummer;
•    Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
•    bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
•    in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ih-ren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Ge-schäftsfähigkeit dienen (§ 28 BeurkG) ;
•    in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern, Firmenbuch und anderen amtlichen Quellen (z.B. Bodenrichtwerte, Flurkarten, Luftbilder und sonstige Daten der Vermessungsverwaltung) sowie aus öffentlich zugänglichen Quellen.

3.    Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Als Notare sind wir Träger eines öffentlichen Amtes. Unsere Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO ).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend unseren Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkunds-geschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für uns geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen und insbesondere aus der Bundesnotarordnung (BNotO) , dem Beurkundungsgesetz (BeurkG, insbes. § 17), dem Geldwäschegesetz (GWG, insbes. § 12), dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG, insbes. § 91) und anderen Verfahrensvorschriften (insbes. hinsichtlich Mitteilungspflichten nach Maßgabe der Steuergesetze ) ergeben.
Die Verarbeitung der Daten erfolgt jedoch – jenseits des unmittelbaren Zwecks -  insofern in jeder nach Maßgabe der einschlägigen, insbes. der vorgenannten, Rechtsgrundlagen zulässigen Weise, soweit zur Ausübung der beantragten notariellen Amtstätigkeit, einschließlich der sich hieran notwendig anschließenden gesetzlichen Pflichten, insbes. zur Gebührenerhebung, erforderlich.

Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für uns zugleich auch die rechtliche Verpflichtung und damit die datenschutzrechtliche Berechtigung zur Verarbei-tung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO).

Insbes. die vorgenannten Normen sehen Mitwirkungspflichten der Beteiligten vor (vgl. z.B. § 17 BeurkG oder § 91 GNotkG), welche sich auch auf die Angabe von personenbezogen Daten beziehen können. Bei deren Nichtangabe sind Rechtsfolgen denkbar, insbes. Schätzungen und im Rahmen von § 17 BNotO auch die Ablehnung der (weiteren) Amtstätigkeit.

Auf Grund der der Datenverarbeitung auf vorgenannten Rechtsgrundlagen ist eine Anwendung von Art 6 Abs. 1 lit. a. DS-GVO („Einwilligung“) nicht erforderlich.

Nach Art. 9 Abs. 2 lit. g. DS-GVO ist eine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten zulässig, wenn diese auf der Grundlage „des Rechts eines Mitgliedstaates erfolgt, das in einem angemessenen Verhältnis zu dem verfolgten Ziel [der Verarbeitung] steht, den Wesensgehalt des Rechts auf Datenschutz wahrt und angemessene und spezifische Maßnahmen zur Wahrung der Grundrechte und Interessen der betroffenen Person vorsieht [und die Verarbeitung] aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses erforderlich [ist].“ Als Rechtsgrundlage kommen hierfür insbes. §§ 11, 22 ff., 28 BeurkG in Betracht, deren Zweck es ist, die Beweiskraft notarieller Urkunden zu erhalten, in dem sie den Rechtsverkehr vor Streitigkei-ten hinsichtlich der Geschäfts- bzw. Testierfähigkeit des Beteiligten schützen; was ein erhebliches öffentliches Interesse i.S.v. Art 9 Abs. 2 lit. g. DS-GVO darstellt.

4.    An wen geben wir die Daten weiter?

Als Notare unterliegen wir einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht (§18 BNotO). Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbei-ter (§ 26 BNotO) und sonst von uns beauftragten Dienstleistern (§ 26a BNotO – insbes. technische Dienstleister zur Wartung technischer Geräte, namentlich Kopierer; die Wartung der sonstigen Informationstechnischen Systeme, einschließlich Telefonanlage erfolgt ohne Externe).

Wir dürfen Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit wir dazu im Einzelfall verpflichtet sind, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung , oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden.
Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sind wir unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Landesnotarkammer Bayern, Mün-chen, oder unsere Dienstaufsichtsbehörde (der Präsident des Landgerichts Passau, sowie die nachgehenden Behörden; hinsichtlich der Gebührener-hebung wird die Dienstaufsicht von der Notarkasse A.d.ö.R., München, wahrgenommen) verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheits-pflicht unterliegen. Als Auftragsverarbeiter sind mögliche Dritte, die mit Daten ggf. in Berührung kommen unser externer Betreuer der Kopierer, Notar-software-Anbieter (Ralf Schirm GmbH, Elchingen, Webhoster (über den Bayerischen Notarverein) und die NotarNet GmbH (Tochtergesellschaft der Bundesnotarkammer). Die Verarbeitung, insbes. Speicherung in einer öffentlichen „Cloud“ findet nicht statt.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn wir hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet sind oder Sie die Weiter-gabe beantragt haben. Nach dem Ableben eines Beteiligten ist hinsichtlich einer Entwindung von der amtlichen Schweigepflicht jedoch nicht der jeweilige Erbe sondern die vorgenannte Dienstaufsichtsbehörde zuständig (§ 18 Abs. 3 S. 3 BNotO).

5.    Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbetei-ligter in einem Drittland ansässig ist.

6.    Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Für Urkunden
Nach § 50 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

•    Urkundenverzeichnis, elektronische Urkundensammlung, Erbvertragssammlung und Sondersammlung: 100 Jahre,
•    Papiergebundene Urkundensammlung, Verwahrungsverzeichnis und Generalakten: 30 Jahre,
•    Soweit vorgenannte Unterlagen vor dem 01.01.1950 entstanden sind, sind diese zeitlich unbegrenzt aufzubewahren, § 51 Abs. 4 S.1 Nr. 3 NotAktVV
•    Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Be-stimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden (vgl. §  52 Abs. 2 NotAktVV).
In unserem Notariat bestehen Anordnungen nach §  52 Abs. 2 NotAktVV.
Kriterien für die Dauer der Speicherung sind insbes. der mögliche Zeitraum, in welchem sie zur Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden, welche ggf. erst nach Ablauf der 30-jährigen Verjährungshöchstfristen (§ 199 BGB) verjähren (vgl. Art. 17 Abs. 3 lit. e. DS-GVO), und insbes. ferner der Umstand, dass ggf. auch nach dieser Zeit die Nebenakten der Erklärung der Urkunde und Ihrer Entstehungsgeschichte und damit der Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten (als dem ureigensten – nicht fristgebundenen – Zweck) der vorsorgenden Rechtspflege  die-nen.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

7.    Welche Rechte haben Sie?

Sie haben bzgl. Ihrer Daten das Recht:
•    auf Auskunft hinsichtlich Sie betreffender personenbezogener Daten unter den Voraussetzungen und innerhalb der Grenzen des Art. 15 DS-GVO. Beachten Sie hierzu insbes. die Verschwiegenheitspflicht, soweit personenbezogene Daten Dritter (das sind auch der Ehegatte und der Erblasser!) betroffen sind.
•    auf Berichtigung unter den Voraussetzungen des Art. 16 DS-GVO.
•    auf Löschung („Vergessen werden“) der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus an-deren vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist; beachten Sie hierzu insbes. die unter Ziffer 6 genannten Aufbewahrungsfris-ten.
•    auf Einschränkung der Daten unter den Voraussetzungen und innerhalb der Grenzen des Art. 18 DS-GVO.
•    der Verarbeitung Ihrer Daten unter den Voraussetzungen und innerhalb der Grenzen des Art. 21 DS-GVO zu widersprechen. Beachten Sie hierzu Ziffer 3, wonach Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten (auch)  Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO sein kann hinsichtlich dessen kein Widerspruchsrecht besteht.
•    sich mit einer nicht form- oder fristgebundenen datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für uns zustän-dige Aufsichtsbehörde ist die:  
Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Postfach 22 12 19, 80502 München, bzw. Besuchsanschrift: Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Tel.: 089 212672-0, Fax: 089 212672-50, Email: poststelle@datenschutz-bayern.de

Ein Anspruch auf Datenübertragbarkeit besteht insbes. mangels Vorliegens der Voraussetzungen nach Art. 20 Abs. 1 lit. a. und Abs. 1 lit b. DSGVO und – soweit die notarielle Amtstätigkeit betroffen ist – wegen Art. 20 Abs. 3 S. 2 der DS-GVO nicht.

8.    Sonstiges

Angaben nach Art 13 Abs. 1 lit. d und f. und Abs. 2 lit. f. und Hinweise nach Art 22 entfallen, da nicht einschlägig.
Bitte beachten Sie, dass nach der Geschäftsverteilung in unserem Notariat ausschließlich wir Notare für Fragen des Datenschutzes, nicht jedoch unsere Mitarbeiter, zuständig sind; bitte wenden Sie sich insofern direkt an uns.

Rotthalmünster, den 3.7.2022 (Version 3.0)