Information zum Datenschutz

1) Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

Die für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten verantwortliche Stelle bin ich,
Notariatsverwalter Dr. Thomas Weierer mit dem Amtssitz in Hemau,
Mathias-Mühlbauer-Platz 1
93155 Hemau
Tel.: 09491/415
E-Mail: mail(at)notariat-hemau.de

Den Datenschutzbeauftragten an der Notarstelle erreichen Sie unter den Kontaktdaten der Notarstelle oder direkt unter der E-Mail datenschutz@notariat-hemau.de. Er und der verantwortliche Notar stehen Ihnen bei Fragen zu den Datenverarbeitungen oder Ihren Rechten gerne zur Verfügung.

2) Welche Daten werden verarbeitet und woher kommen diese Daten?

Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich von ihnen selbst, durch von Ihnen beauftragte Dritte (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) oder aus Aufzeichnungen, insbes. Urkunden, Büchern und Verzeichnissen, zu früher von Ihnen an der Notarstelle Hemau vorgenommenen Urkundsgeschäften erhalte.

Verarbeitet werden Daten nur, soweit dies für meine Amtstätigkeit erforderlich ist oder Sie einwilligen, insbes.

Daten zur Person, z. B. Name, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, im Einzelfall die Geburtsregisternummer, die steuerliche Identifikationsnummer (bei Grundstücksverträgen und Schenkungen) und Angaben zu Ihren Vermögenswerten;

Daten zur Kontaktaufnahme, z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse;

• in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, Daten zur familiären Situation sowie ggf. Angaben zu Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;

• in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten, wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummer bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, z.B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregister. Im Einzelfall verarbeite ich auch Daten von Personen, insbes. Name, Anschrift, Geburtsdatum und Telefonnummer, die nicht unmittelbar an dem notariellen Amtsgeschäft beteiligt sind, aber z. B. als Bevollmächtigter benannt (bei einer Vorsorgevollmacht) oder von Todes wegen bedacht (bei einem Testament oder Erbvertrag) werden sollen. Diese Angaben erhebe ich von den unmittelbar an der Beurkundung beteiligten Personen, also z. B. der Person, die die Vollmacht erteilt oder das Testament bzw. den Erbvertrag errichtet.

3) Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Als Notar bin ich Träger eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Amtsgeschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

An wen gebe ich die Daten weiter?

Als Notar unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter und sonst von mir Beauftragten.

Ich darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit ich dazu im Einzelfall verpflichtet bin, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Zentrales Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Als Auftragsverarbeiter sind mögliche Datenempfänger unser externer IT-Systembetreuer, Notarsoftware-Anbieter, Webhoster und die NotarNetGmbH. Ansonsten werde ich Ihre Daten nur weitergeben, wenn ich hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet bin oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

Eine Weitergabe der Daten erfolgt insbes.

  • bei Grundstücksgeschäften: an das Amtsgericht (Grundbuchamt, evtl. Familien-, Betreuungsgericht), öffentliche Behörden (Gemeinden, Landratsämter, Finanzämter: Grunderwerb- und ggf. Schenkungsteuerstelle), ggf. den Verwalter einer Wohnanlage, den Eigentümer bei einem Erbbaurecht, sonstige Berechtigte eines Rechts am Grundstück (jeweils nur soweit dies im Einzelfall erforderlich ist);
  • bei Vorsorgevollmachten: an das Zentrale Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer;
  • bei Testamenten/Erbverträgen/ggf. Eheverträgen: an das Amtsgericht (Nachlassgericht), das Zentrale Testamentsregister der Bundesnotarkammer;
  • bei Erbscheinsanträgen/Ausschlagungen: an das Amtsgericht (Nachlassgericht);
  • bei gesellschaftsrechtlichen Vorgängen: an das Amtsgericht (Handelsregister); ggf. das Finanzamt Körperschaftsteuerstelle.

5) Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

6) Wie lange werden die Daten gespeichert?

Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die wie folgt bestehen:

• Urkundenverzeichnis, elektronische Urkundensammlung, Erbvertragssammlung und Sondersammlung: 100 Jahre.

• Papiergebundene Urkundensammlung, Verwahrungsverzeichnis und Generalakten: 30 Jahre.

• Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Nebenakte schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle einer Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung bzw. Aufbewahrung verpflichtet bin.

7) Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

Auskunft darüber zu verlangen, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken die Verarbeitung erfolgt und welche Kategorien von Daten verarbeitet werden, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.

• unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten unvollständigen Datensatz von mir ergänzen zu lassen.

Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.

• von mir zu verlangen, dass ich Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeite, während ich bspw. Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe, oder ggf. wenn ich Ihren Löschungsanspruch ablehne (vgl. Art. 18 DS-GVO).

• der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit ich meine im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder mein öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

• sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörde zu wenden. Für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist Der Bayerische Landesbeauftrage für den Datenschutz, Postfach 22 12 19, 80502 München, Wagmüllerstr. 18, 80538 München, Tel.: 089/2126720, E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de

Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.